La recherche de locaux n’est pas une étape à négliger. Vous devez trouver l’environnement parfait pour votre équipe. Les hôtels d’entreprises conviennent bien aux nouvelles start-ups, tandis que les espaces de coworking et les centres d’affaires sont davantage plébiscités par les sociétés internationales qui recherchent la mobilité. Cet article vous présente en détail les différents types d’espaces de travail, vous explique les démarches à effectuer pour y accéder et vous donne des conseils pour dénicher le bureau idéal.

Choisir son espace

Le coworking – Pour tous les types d’entreprises

En Île-de-France, la collaboration et la synergie entre les entreprises ont une place prépondérante. Avec 33 opérateurs, 37 marques et bientôt 500 espaces de coworking, la région propose des expériences professionnelles collaboratives et flexibles adaptées à toutes les entreprises, quelle que soit leur taille. Quels sont les avantages du coworking ? Dans un rapport de novembre 2021 réalisé par Maddyness, près de 70 % des occupants d’espaces de coworking ont déclaré qu’ils remarquaient régulièrement des synergies entre les entreprises qui se partagent l’open space. En général, les environnements de coworking sont divers et il est possible d’adapter la surface partagée/privée en fonction des préférences des entreprises.

Prestataires de coworking appréciés :

Wojo

www.wojo.com

Réseau comptant plus de 350 espaces de travail en Europe et plus de 6 000 membres, Wojo est synonyme de flexibilité pour les travailleurs indépendants, les PME et les grandes entreprises. Cette marque propose des espaces de coworking, des bureaux privés à personnaliser et des salles de réunion qui peuvent être réservées ponctuellement ou de manière récurrente. Récemment, Wojo s’est associé à Accor pour mettre en place des espaces dédiés non seulement au sein des hôtels participants, mais également bientôt dans d’autres lieux stratégiques, notamment des gares, des aéroports et des centres commerciaux. À la disposition des professionnels en déplacement, ces Wojo Corners ou Wojo Spots se présentent comme des solutions d’espaces de travail encore plus mobiles. Dotés d’une connexion Wi-Fi haut débit sécurisée et proposant un environnement calme, ils sont le prolongement du bureau principal.

Morning

www.morning.fr

En Île-de-France, Morning met à disposition des postes en open space, des bureaux privés et des plateaux privés, et même des immeubles entiers pour les équipes de plus de 75 collaborateurs. Les membres ont accès aux 13 sites d’espaces de bureaux ouverts et au réseau Morning qui compte plus de 500 entreprises. Le site de la Concorde est situé près de l’emblématique Hôtel de la Marine et offre aux clients un espace de travail unique à deux pas des plus grands monuments de Paris.

Wework

www.wework.com

Wework est un réseau mondial qui propose des postes de travail dédiés, des bureaux standard, des ensembles de bureaux et des étages complets. Les membres Wework peuvent décider de ne travailler que sur un site ou d’avoir accès à tous les sites Wework dans le monde. Les abonnements sont flexibles ; vous pouvez venir à l’heure, pour un jour, pour un mois ou pour plus longtemps.

Welkin and Meraki

welkinandmeraki.com

L’offre proposée par Welkin and Meraki mise sur la confidentialité et une expérience haut de gamme. Les ensembles de bureaux privés sont mis à disposition 24 h/24, 7 jours/7, et bénéficient d’un contrôle d’accès et d’un système de sécurité. Le restaurant sur site propose un menu intitulé « Brainfood » élaboré par un chef étoilé.

De nombreux autres prestataires existent :

Les pépinières d’entreprises/hôtels d’entreprises – Pour les start-ups et les petites entreprises

Les pépinières d’entreprises proposent des espaces de bureaux qui conviennent aux start-ups et aux nouvelles entreprises (établies depuis moins de 3 ou 4 ans) qui ont terminé leur période d’incubation, mais ont encore besoin d’être accompagnées. Les hôtels d’entreprises sont des structures similaires pour les entreprises établies depuis plus de 4 ans.

Saclay, le premier centre de R&D en France, abrite la pépinière d’entreprises technologiques WIPSE Paris-Saclay. Pour plus d’informations sur les centres de R&D en Île-de-France, consultez notre article sur la communauté de recherche dynamique active dans notre région ainsi que notre guide présentant les 14 centres de R&D emblématiques d’Île-de-France.

WIPSE Paris-Saclay Entreprises: Orsay Campus

www.wipse.com

WIPSE Paris-Saclay est une pépinière d’entreprises technologiques disposant de 4 parcs de bureaux dédiés à l’entrepreneuriat et proposant une gamme d’espaces de travail. Le site d’Orsay Campus compte 27 espaces de bureaux et est situé au cœur du campus de l’université Paris-Saclay.

Wacano Search Engine

Le site de recherche WACANO peut également vous aider à trouver la pépinière d’entreprises ou l’hôtel d’entreprises qu’il vous faut en région Île-de-France.

https://wacano.co/

Les centres d’affaires – Pour les équipes de taille moyenne et les grandes équipes

Les centres d’affaires proposent une expérience qui se rapproche d’un bureau classique, la flexibilité contractuelle et les services en plus (gestion des bureaux, maintenance, entretien). C’est une solution à mi-chemin entre un espace de coworking et un bail traditionnel pour la location de bureaux. Les centres d’affaires permettent également aux entreprises d’avoir davantage la main sur l’aménagement de leur espace de bureaux et d’être moins liées par des engagements contraignants. Cependant, les centres d’affaires peuvent revenir plus chers qu’un bureau traditionnel (selon la taille de l’entreprise) et imposent généralement une durée minimale de location de 6 mois à 1 an. Pour occuper un espace, votre équipe doit compter au minimum 10 à 15 personnes.

Prestataires de centres d’affaires :

Myflexoffice

www.myflexoffice.fr

Myflexoffice met à disposition des environnements indépendants, en particulier des open spaces, des salles de réunion personnalisables et des espaces de travail qui facilitent les interactions.

DESKEO

www.deskeo.com

DESKEO prend en charge la recherche, l’aménagement et même la personnalisation d’espaces de travail. L’entreprise met à disposition des espaces de travail clés en main avec des services inclus tels qu’Internet, la maintenance et d’autres prestations essentielles.

SNAP DESK

www.snapdesk.co

Pour les équipes de taille moyenne et les grandes équipes, Snapdesk propose plusieurs sites en région Île-de-France avec des options à la carte. Vous pouvez demander des espaces ouverts ou fermés, et même choisir un environnement industriel, haussmannien ou contemporain.

Se préparer

Documents nécessaires

Pour gagner du temps et ne pas dépasser votre budget, nous vous conseillons d’effectuer des recherches de votre côté pour connaître le coût moyen et les conditions requises de ces solutions avant d’organiser une visite. Misez sur la préparation pour une efficacité optimale.

Vous trouverez ci-dessous la liste de ce qui vous sera généralement demandé pour ouvrir un bureau en Île-de-France :

• Pièces d’identité
• Le certificat d’immatriculation de l’entreprise (Kbis) ou un document équivalent dans votre pays
• Un justificatif d’assurance RCE (responsabilité civile exploitation)
• Caution : généralement entre 2 et 4 mois de loyer en fonction du nombre de postes requis

Coût mensuel

Le coût mensuel d’un espace de bureau privé dépendra de sa localisation en Île-de-France. Voici une carte créée à partir de données recueillies par Workthere – Powered by Savills 2021 qui indique le coût moyen de ce type de bureau par arrondissement. Les prix peuvent varier, rapprochez-vous directement du prestataire.

 

Se faire accompagner pour dénicher l’espace idéal

Plusieurs plates-formes en ligne peuvent également vous aider à trouver l’environnement de bureaux qui vous convient. Si vous avez besoin d’aide pour trouver un espace pour votre entreprise, vous pouvez faire appel à INSTANT et CHOOSE AND WORK. Ces plates-formes sélectionnent des bureaux selon vos critères, organisent des visites et négocient les baux pour leurs clients.

Vous avez d’autres questions ? N’hésitez pas à nous contacter. Des experts vous fourniront des ressources et des solutions pour aider votre entreprise à trouver l’environnement de bureau idéal.